Een offerte maken, hoe doe je dat?
Als een klant of opdrachtgever interesse in je producten of diensten heeft, kan die je om een offerte vragen. Wat is een offerte precies? En aan welke wettelijke eisen moet deze voldoen? Hier lees je hoe je een goede offerte maakt.
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin je beschrijft welke dienst of product je levert voor een bepaalde prijs. In de offerte staat ook welke voorwaarden gelden. Maak een aantrekkelijke offerte. Dan kun je de klant of opdrachtgever overtuigen om jouw product of dienst te kopen.
Hoe maak je een offerte?
Hier lees je hoe je stapsgewijs een offerte kunt maken en waar je op moet letten.
1. Verzamel informatie
Eerst moet je een duidelijk beeld hebben van de opdracht of bestelling. Vraag je klant daarom om uit te leggen wat die precies wil en verwacht. Wanneer je genoeg informatie over de opdracht of bestelling hebt, kun je een passende offerte maken.
Meestal bepaal jij hoeveel jouw product of dienst kost. Maar het kan ook zijn dat jouw opdrachtgever een bepaald budget heeft waar jij rekening mee moet houden. In dat geval zet je op je offerte wat je voor die prijs kunt leveren.
2. Offerte opstellen
Omdat elke opdracht of bestelling anders is, is ook elke offerte weer anders. Je kunt een deel van je offerte dan ook naar wens opmaken en opstellen. Wel is het belangrijk dat je offerte voldoet aan de wettelijke eisen.
- de bedrijfsgegevens van jou en van je klant of opdrachtgever
- de datum waarop je de offerte stuurt en het offertenummer
- een samenvatting van de werkzaamheden, producten of diensten die je voor deze opdracht of bestelling kunt leveren
- de totaalprijs, je uurtarief of de prijs per stuk van het product
- tot wanneer je offerte geldig is
- je recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
- een verwijzing naar je algemene voorwaarden (als je die hebt)
- het inkoopnummer
- je contactpersoon
- de planning of binnen welke periode je de werkzaamheden kunt doen
- je verzoek om een ontvangstbevestiging
- je betalingsvoorwaarden
3. E-mail opstellen
Het is altijd goed om duidelijk te beschrijven welke werkzaamheden, diensten of producten je tegen de voorgestelde prijs kunt leveren. Als je de offerte mailt, dan kun je dit doen in de begeleidende tekst van je e-mail. Daarin kun je ook nogmaals het totaalbedrag noemen.
Verwijs in je mail ook naar de offerte en vergeet niet om deze toe te voegen. Een digitale offerte kun je het beste altijd als pdf-bestand versturen. Verwijs je in je offerte naar jouw algemene voorwaarden? Stuur de voorwaarden dan ook mee als pdf-bestand.
4. Offerte opvolgen
Het kan zijn dat de klant of opdrachtgever na 7 werkdagen nog niet op jouw offerte heeft gereageerd. In dat geval kun je de offerte opvolgen via mail. Dit kan spannend zijn: de ander kan namelijk besluiten om niet met je samen te werken.
In je bericht kun je bijvoorbeeld vragen of:
- de offerte goed is ontvangen
- de offerte aan de verwachtingen voldoet
- de klant of opdrachtgever aanvullingen heeft
- de klant of opdrachtgever ook met andere partijen in gesprek is
- de klant of opdrachtgever nog extra informatie nodig heeft voor het maken van de beslissing
Ook kun je aangeven dat de ander je gerust kan mailen of bellen als bepaalde zaken in je offerte onduidelijk zijn.
Mag ik een offerte intrekken?
Heeft de klant of opdrachtgever je offerte geaccepteerd en ondertekend? Dan is de offerte juridisch gezien een bindende overeenkomst. Dit betekent dat jij of de ander de opdracht niet zomaar kan annuleren.
Heb je nog geen akkoord op je offerte gekregen? Dan mag je de offerte wél intrekken. Of de voorwaarden van je offerte wijzigen. De aangepaste offerte moet je dan opnieuw naar je klant of opdrachtgever sturen.
Juridische hulp van Univé Rechtshulp
Zit je met een juridische vraag over een offerte maken? Of is er een conflict met je klant of opdrachtgever ontstaan die je niet zelf kunt oplossen? Dan is het fijn dat je mogelijke juridische hulp kan inschakelen.
Dat doe je via je zakelijke rechtsbijstandverzekering. Kijk in de polisvoorwaarden of je in jouw situatie verzekerd bent en meld je zaak eenvoudig bij Univé Rechtshulp. De ervaren juristen van Univé Rechtshulp helpen je graag verder. Zo sta je er niet alleen voor.