Factuur niet betaald
Een opdrachtgever of klant die je factuur niet wil betalen: bijna elke zzp’er krijgt er wel eens mee te maken. Achter je geld aan moeten zitten is vervelend en kost vaak veel tijd. Daarnaast kun je ook in de financiële problemen komen als een opdrachtgever of klant niet betaalt. Onze juristen geven je praktische tips over wat te doen.
Lees verder of ga meteen naar:
Klant betaalt factuur niet: dit kun je doen
Wat de reden voor de late betaling van je klant of opdrachtgever ook is: met dit heldere stappenplan geef je de ander een kans om het probleem snel op te lossen.
1. Check je factuur
Controleer eerst de factuur die je hebt gestuurd. Staan de factuurdatum en betalingstermijn hier duidelijk op? En is de genoemde betalingstermijn ook echt verstreken? Dan kun je de volgende stap nemen.
2. Stuur een betalingsherinnering
Misschien is je factuur per ongeluk in de spambox beland. Of is er door een technische fout in het betalingssysteem iets misgegaan met je uitbetaling. Het is daarom altijd goed om de ander er eerst vriendelijk aan te herinneren dat de betalingstermijn voorbij is.
Stuur je klant of opdrachtgever een e-mail waarin je diegene vraagt om zo snel mogelijk te betalen. Zo’n betalingsherinnering heet ook wel een aanmaning of sommatiebrief. Voeg ook de openstaande factuur als bijlage toe en stel een nieuwe betalingstermijn voor. Deze termijn ligt meestal tussen de 8 en 14 dagen.
Staan er meerdere onbetaalde facturen uit waarvan de betaaltermijn is verstreken? Dan kun je een rekeningoverzicht van alle openstaande factuurbedragen maken.
3. Bel de klant of opdrachtgever
Krijg je geen reactie op jouw betalingsherinnering? En is de nieuwe betaaltermijn voorbij? Dan kan het verstandig zijn om je klant of opdrachtgever te bellen. Zo kun je bijvoorbeeld checken of je betalingsherinnering wel in goede orde is ontvangen.
Hoe vervelend de situatie ook is: probeer ook tijdens dit belletje zakelijk en beleefd te blijven. De kans dat je snel je geld krijgt is dan mogelijk groter.
4. Stuur een tweede betalingsherinnering of WIK-brief
Het kan zijn dat je de klant of opdrachtgever niet telefonisch kunt of wilt bereiken. Wat je dan kunt doen, hangt ervan af of het om een zakelijke of particuliere klant gaat.
Situatie 1: Particuliere klant betaalt niet
Consumenten zijn particuliere klanten. Als een consument niet wil betalen, dan moet je volgens de wet een WIK-brief sturen. Het is aan te raden om dit per aangetekende post te doen. De WIK-brief is een laatste betalingsherinnering waarin je de klant 14 dagen geeft om de betaling te doen. De betaaltermijn gaat pas in op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.
In een WIK-brief moeten in ieder geval de volgende punten staan:
het openstaande factuurbedrag
hoeveel incassokosten en wettelijke rente je in rekening brengt
dat er een betaaltermijn van 14 dagen na ontvangst van de brief geldt
wat de gevolgen zijn als de klant niet binnen deze termijn betaalt (bijvoorbeeld welke juridische stappen je dan gaat nemen)
Online vind je voorbeeldbrieven die je op eigen risico kunt gebruiken. Op de website van de Rijksoverheid lees je hoeveel incassokosten je mag vragen. Naast de incassokosten en wettelijke rente mag je geen andere kosten in rekening brengen.
Situatie 2: Zakelijke klant betaalt niet
Het kan ook zijn dat je nog geld krijgt van een zakelijke klant. Zoals een ondernemer, bedrijf of zzp’er. In dat geval kun je een tweede betalingsherinnering sturen. Je hoeft dus geen WIK-brief te versturen.
Welke betalingstermijn je mag hanteren, hangt van jouw algemene voorwaarden af:
Staat er een incassoprocedure in je algemene voorwaarden? Dan kun je deze volgen. De betalingstermijn mag maximaal 60 dagen zijn.
Werk je zonder algemene voorwaarden? Of heb je deze niet naar je zakelijke klant gestuurd? Dan kun je de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen aanhouden.
Bij deze aanmaning mag je gelijk incassokosten in rekening brengen. Het is verstandig om de aanmaning aangetekend te versturen. De postbezorger geeft je brief dan persoonlijk aan de klant. Zo kun je bewijzen dat de brief ontvangen is. Ook sta je daarmee sterker in je recht als juridische stappen nodig zijn. Vergeet niet om een eigen kopie van de brief te bewaren.
5. Stel de klant of opdrachtgever in gebreke
Heeft de particuliere of zakelijke klant nog steeds niet betaald? Dan kun je diegene in gebreke stellen. Dit betekent dat je de ander nog een allerlaatste kans geeft om het bedrag te betalen. Dit doe je per aangetekende brief. De ander krijgt dan nog 8 dagen om het bedrag te betalen.
6. Schakel een jurist of incassobureau in
Heb je de betaling hierna nog steeds niet binnen? Of weigert de klant de factuur te betalen? Dan is het verstandig om de hulp van een jurist of incassobureau in te schakelen.
Heb je een zakelijke rechtsbijstandverzekering van Univé, dan beschik je over een gratis incassoservice. Een jurist start in dat geval een incassoprocedure om jouw geld te innen. Als verzekerde kun je via de website van Univé Rechtshulp direct je zaak melden.
Hoe kan ik voorkomen dat mijn factuur niet betaald wordt?
Er is altijd een kans dat je te maken krijgt met een wanbetaler. Gelukkig zijn er een paar maatregelen waarmee je dit kunt beperken of voorkomen.
1. Stuur een geldige factuur
Je factuur moet aan bepaalde eisen van de Belastingdienst voldoen. Als je factuur niet klopt, dan is er een grotere kans dat je opdrachtgever of klant die niet betaalt. Lees hier onze tips voor het opstellen van een goede factuur.
2. Factureer snel
Heb je diensten of producten geleverd? Dan hoef je niet te wachten met het sturen van je factuur: factureer gerust al op de dag van de levering. Wacht er in ieder geval niet te lang mee, want facturen kunnen verjaren. Dit betekent dat de klant of opdrachtgever je factuur na een bepaalde periode niet meer hoeft te betalen.
Wanneer een factuur precies verjaart, hangt ervan af wat je hebt geleverd en aan wie:
Een factuur voor een particuliere klant verjaart na 2 jaar. Gaat het om een dienst of reis die je hebt geleverd, dan verjaart de factuur na 5 jaar.
Een factuur voor een zakelijke klant verjaart na 5 jaar.
De verjaringstermijn gaat in vanaf de 1e dag waarop de oorspronkelijke betalingstermijn voorbij is. Dat is de betaaltermijn van je onbetaalde factuur en dus niet de nieuwe betalingstermijn die je in een aanmaning hebt voorgesteld. Telkens wanneer je je klant of opdrachtgever aan de betaling van de openstaande factuur herinnert, gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Ook als je dit op de laatste dag van de verjaringstermijn doet.
3. Check je algemene voorwaarden
Controleer de betalingsvoorwaarden die in je algemene voorwaarden staan. Het kan nodig zijn om sommige zaken aan te scherpen of toe te voegen, zoals:
de betalingstermijn
wat de gevolgen zijn als de klant of opdrachtgever te laat betaalt (je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je tijdelijk stopt met het uitvoeren van je werk of levering)
dat je bij een te late betaling een incassobureau inschakelt en hoeveel incassokosten je dan in rekening brengt
dat je bij een te late betaling wettelijke rente in rekening brengt en hoeveel deze is
Goed om te weten: als je je algemene voorwaarden wijzigt, dan gelden die wijzigingen niet voor bestaande overeenkomsten. Je aanpassingen gaan dus niet met terugwerkende kracht in en gelden alleen voor nieuwe overeenkomsten.
4. Zakelijke klant? Doe een financiële check
Wil een zakelijke klant met je werken, maar twijfel je of diens bedrijf financieel gezond en betrouwbaar is? Dan kun je een financiële check doen door bijvoorbeeld deze dingen te controleren:
Is het btw-identificatienummer van het bedrijf geldig? Je kunt dit opzoeken op de website van de Europese Commissie.
Is het KVK-nummer van het bedrijf geregistreerd in het Handelsregister van de KVK? En is de persoon met wie je een overeenkomst overweegt aan te gaan tekenbevoegd? Als de klant dit niet is, dan mag diegene geen overeenkomsten ondertekenen en geen grote aankopen doen.
Hoe financieel gezond is het bedrijf? Bij de KVK kun je bijvoorbeeld een jaarrekening van de zakelijke klant opvragen. Dit geeft je meer informatie over de winsten en verliezen van een onderneming.
Heeft de klant een goede naam? Of kunnen opdrachtnemers geregeld naar hun geld fluiten? Vraag zzp’ers en collega’s in je netwerk naar hun ervaringen met het bedrijf.
Wie leidt het bedrijf? En is deze persoon eerder leidinggevende geweest van een bedrijf dat failliet is gegaan? Of de leiding betrouwbaar is en schulden heeft (gehad), kun je opzoeken op de website van het Centraal Insolventieregister.
5. Regel je zakelijke rechtsbijstand
Als je een conflict krijgt met een klant of opdrachtgever en niet verzekerd bent, dan kun je voor het oplossen van die kwestie geen zakelijke rechtsbijstandverzekering meer afsluiten. Je krijgt namelijk alleen rechtsbijstand voor kwesties die ontstaan zijn nadat je je verzekerd heeft. Wacht daarom niet te lang met het regelen van je zakelijke rechtsbijstand.
Ontevreden klant wil niet betalen
Het kan zijn dat een klant ontevreden is over je product of dienst en daarom niet wil betalen. Er zijn verschillende situaties die kunnen leiden tot ontevredenheid bij je klant, zoals:
De klant heeft een verkeerde levering ontvangen.
De levering is niet of te laat bezorgd.
De kwaliteit van je producten of diensten voldoet niet aan de verwachtingen van de klant.
Je producten of diensten voldoen niet aan de afspraken die in de overeenkomst staan.
Als een klant niet wil betalen en daar een goede reden voor heeft, dan heet dat ook wel een betwiste vordering of een betwiste incasso.
Dit kun je doen
In sommige situaties kan het zijn dat je een fout hebt gemaakt en er duidelijk sprake is van een betwiste incasso. Maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Soms komt het namelijk ook voor dat klanten op zoek gaan naar redenen om niet voor een levering te hoeven betalen. Wat je kunt doen als een klant ontevreden is, hangt daarom van de situatie af.
Situatie 1: Je hebt een fout gemaakt
Mogelijk ben je het eens met de klant. Bijvoorbeeld omdat er iets is misgegaan met de levering. Of omdat het product na het verzenden beschadigd is geraakt. Probeer het probleem in dit geval zo snel mogelijk op te lossen. Als je niet goed begrijpt waar de klant ontevreden over is, ga dan vriendelijk met diegene in gesprek zodat je erachter kunt komen.
Situatie 2: Je hebt je aan de afspraken gehouden
Weigert de klant te betalen, terwijl jij je netjes aan de afspraken hebt gehouden? Dan is het verstandig om juridische hulp in te schakelen. Een jurist geeft je persoonlijk advies en kan je precies vertellen welke stappen je kunt nemen.
Factuur is niet betaald door zzp’er of bedrijf
Heeft een zakelijke klant je product of dienst gekocht, maar hier niet voor betaald? Dan mag je vanaf de tweede betalingsherinnering gelijk kosten in rekening brengen.
Incassokosten
Over de eerste € 2.500 mag je 15% incassokosten vragen. Het minimumbedrag voor incassokosten is € 40. Dit is dus het minimale bedrag dat je altijd van de klant mag eisen, ook als het openstaande bedrag lager is dan € 2.500. Schakel je een incassobureau in? Dan eist het bureau de incassokosten van de klant.
Btw over incassokosten
Het incassobureau berekent soms ook btw over de incassokosten. Deze moet je meestal zelf betalen. Behalve als de goederen of diensten die je levert vrijgesteld zijn van btw. In dat geval moet je klant de btw over de incassokosten betalen.
Wettelijke rente
Naast de incassokosten mag je per jaar ook de wettelijke rente over het openstaande bedrag eisen. Deze bedraagt 8%.
Overige kosten
Behalve de incassokosten, wettelijke rente en mogelijke btw over de incassokosten, mag je geen andere kosten eisen van je zakelijke klant. Je mag dus bijvoorbeeld geen aanmaningskosten, administratiekosten of herinneringskosten in rekening brengen.