Alles over algemene voorwaarden opstellen
Werk je als zzp’er? Of heb je een eigen bedrijf, zoals een webshop? Dan is het verstandig om met algemene voorwaarden te werken. Het is dan duidelijk welke rechten en plichten jij en jouw klanten (of opdrachtgevers) hebben. Ook weet je dan beter waar je aan toe bent als een klant een bestelling annuleert.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Elke keer als je een dienst levert of een product verkoopt, maak je een overeenkomst met een klant. In Nederland gelden er wettelijke regels voor koop en verkoop, maar sommige zaken mag je zelf bepalen. Ook kun je van bepaalde regels afwijken. Dit doe je met algemene voorwaarden. Die laat je vóór de opdracht of bestelling aan je klant zien.
Algemene voorwaarden worden ook wel leveringsvoorwaarden of servicevoorwaarden genoemd. Er staan verplichtingen en verantwoordelijkheden van jou en je klant in. Denk aan garantietermijn, levertijd, betaaltermijn, annuleringstermijn en aansprakelijkheid.
Goed om te weten: werk je zonder algemene voorwaarden? Dan gelden de wettelijke regels voor jou en de klant.
Waarom zijn algemene voorwaarden handig?
Algemene voorwaarden gebruiken voor je onderneming heeft verschillende voordelen:
In de algemene voorwaarden staan de rechten en plichten van jou en je klant. Zoals binnen welke periode de klant moet betalen. Maar ook wanneer jij de dienst of het product moet leveren. Die zekerheid is toch prettiger zakendoen.
In de betalingsvoorwaarden staat wanneer de klant moet betalen. En wat de gevolgen zijn als de klant niet op tijd betaalt. Door deze voorwaarden kun jij gemakkelijker een incassotraject starten als de klant zich niet aan de betalingsvoorwaarden houdt.
In de algemene voorwaarden kun je zetten wat de gevolgen zijn voor klanten als zij een opdracht of bestelling vooraf of tussentijds annuleren. Zo kun je zeggen dat de klant in sommige situaties annuleringskosten moeten betalen.
Het kan gebeuren dat jij je niet kan houden aan de afspraken, maar daar niets aan kunt doen. Zo’n situatie noemen we overmacht. Bijvoorbeeld doordat je jouw product niet op tijd kunt leveren, omdat de bezorgdienst problemen heeft.
Overmacht is vervelend, want het kan leiden tot een conflict met je klant. Met een voorwaarde hierover kun je mogelijke conflicten voorkomen. Je geeft namelijk aan welke situaties gelden als overmacht. En wat de gevolgen zijn als je daardoor de afspraken niet kunt nakomen. Zo'n omschrijving heet een overmachtsclausule of een force majeure-clausule.
In je algemene voorwaarden kun je ook de wettelijke aansprakelijkheid van je bedrijf voor een deel verminderen. Dit heet ook wel een aansprakelijkheidsbeperking of een exoneratiebeding.
Zo kun je je aansprakelijkheid beperken tot een maximaal bedrag. En je kunt aangeven dat je bedrijf niet aansprakelijk is voor bepaalde schade, zoals omzetverlies of reputatieschade. Welke schades je mag uitsluiten, hangt af van de wettelijke regels en je bedrijfsbranche.
Goed om te weten: sluit je een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af? Dan kan je verzekeraar je verplichten om algemene voorwaarden te gebruiken. De verzekeraar mag ook bepaalde eisen aan je voorwaarden stellen.
Hoe kun je algemene voorwaarden opstellen
Er zijn verschillende manieren waarop je je algemene voorwaarden kunt opstellen. Ben je lid van een brancheorganisatie? Dan heeft die misschien een voorbeeld dat je kunt gebruiken. Je kunt ook zelf algemene voorwaarden opstellen. Laat ze in dat geval controleren door een jurist. Zo weet je zeker dat het document geldig is en er geen belangrijke zaken ontbreken. Via je zakelijke rechtsbijstandverzekering kun je dit advies in de meeste gevallen aanvragen.
Algemene voorwaarden delen met je klanten
Als je met algemene voorwaarden werkt, is niet alleen de inhoud belangrijk. Ook de manier waarop je de voorwaarden met je klant deelt doet ertoe. Een paar dingen om op te letten:
- Zorg dat je je algemene voorwaarden op tijd verstuurt, nog vóórdat de klant jouw dienst of product koopt.
- Je kunt je algemene voorwaarden persoonlijk overhandigen. Doe je dit via e-mail? Dan kun je ze meesturen met jouw offerte en op de offerte zelf aangeven welke algemene voorwaarden gelden.
- Heb je de voorwaarden kortgeleden gewijzigd? Controleer dan altijd of je de juiste versie stuurt. Als je per ongeluk jouw oude voorwaarden deelt, dan gelden die voor de huidige opdracht of bestelling.
- De voorwaarden die je stuurt zijn niet automatisch van toepassing op de overeenkomst. Het is daarom goed om aan de klant te bevestigen dat deze voorwaarden gelden voor de huidige opdracht of bestelling.
- Vraag de klant om de ontvangst van je algemene voorwaarden bevestigen.
Algemene voorwaarden deponeren
Bij de Kamer van Koophandel (KVK) of de rechtbank kun je je algemene voorwaarden deponeren. Dit betekent dat je algemene voorwaarden bij de KVK liggen, zodat je klanten deze kunnen opvragen en bekijken. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld als:
- Je de algemene voorwaarden niet persoonlijk kunt overhandigen, bijvoorbeeld omdat je je product of dienst via de telefoon verkoopt.
- Je een bewijs van je algemene voorwaarden wilt hebben. Bij een misverstand kun je dan laten zien aan welke voorwaarden je je hield toen de klant jouw dienst of product kocht.
Algemene voorwaarden opstellen voor je webshop
Heb je een webshop maar geen algemene voorwaarden? Dan valt de overeenkomst tussen jou en de koper onder de wettelijke regels. Ook als eigenaar van een webshop ben je dus niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren. Toch is dit wel aan te raden. Klanten weten dan namelijk precies wat hun rechten en plichten zijn.
Bovendien kun je in je algemene voorwaarden bepaalde zakelijke risico’s verkleinen. Bijvoorbeeld door een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden te zetten. Dit houdt in dat het product jouw eigendom blijft tot de klant ervoor betaald heeft. Ook mag je bepalen dat de klant zelf moet betalen om je product terug te sturen.
Wat staat er in de wet?
Houd er rekening mee dat je voorwaarden en website moeten voldoen aan de wettelijke regels voor verkoop via internet. Als je producten of diensten in landen van de Europese Unie levert, moeten je voorwaarden ook aansluiten bij de regels van de Europese Unie.
Goed om te weten:ben je aangesloten bij een brancheorganisatie of een ledenorganisatie voor webshops, zoals Thuiswinkel.nl? Dan kan het zijn dat je de algemene voorwaarden van deze organisatie moet gebruiken.
Informatieplicht
Als jouw webshop algemene voorwaarden heeft, dan moet je je klant dit laten weten. Dit wordt de informatieplicht genoemd. Door heldere taal te gebruiken en je voorwaarden te delen vóórdat de klant je product of dienst koopt, kun je voorkomen dat er misverstanden ontstaan.
Verder is het altijd goed om te controleren of de klant je algemene voorwaarden gelezen heeft. Bijvoorbeeld door de ontvangst van je voorwaarden door de klant te laten bevestigen.
Juridisch advies nodig?
Wil je juridisch advies bij het opstellen of veranderen van je algemene voorwaarden? Dan kun je mogelijk een juridische toets aanvragen via je zakelijke rechtsbijstandverzekering. De juristen van Univé Rechtshulp controleren dan of je algemene voorwaarden volledig zijn, of ze voldoen aan de wettelijke regels, en of ze passen bij je bedrijf en werkzaamheden. Zo weet jij zeker dat je algemene voorwaarden kloppen.