Algemene voorwaarden
Werk je als zzp’er? Of heb je een eigen bedrijf, zoals een webshop? Dan is het verstandig om met algemene voorwaarden te werken. Het is dan namelijk gelijk duidelijk welke rechten en plichten jij en jouw klanten (of opdrachtgevers) hebben. Ook weet je dan bijvoorbeeld beter waar je aan toe bent in het geval van annulering.
Lees verder of ga direct naar:
Wat zijn algemene voorwaarden?
Telkens als je een dienst levert of een product verkoopt, ga je een overeenkomst aan met een klant. In Nederland gelden er wettelijke regels voor koop en verkoop, maar sommige zaken mag je zelf invullen. Ook zijn er bepaalde regels waar je van mag afwijken. Dit doe je door algemene voorwaarden te gebruiken en deze vóór de opdracht of bestelling door je klant te laten lezen.
Algemene voorwaarden worden ook wel leveringsvoorwaarden of servicevoorwaarden genoemd. In je algemene voorwaarden staan de verplichtingen en verantwoordelijkheden die jij en jouw klant hebben. Denk aan de garantietermijn, levertijd, betaaltermijn, annuleringstermijn en aansprakelijkheid.
Goed om te weten: werk je zonder algemene voorwaarden? Dan kunnen zowel jij als de klant terugvallen op de wettelijke regels.
Waarom is het opstellen van algemene voorwaarden handig?
Het gebruik van algemene voorwaarden is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig. Het kan namelijk allerlei voordelen opleveren.
1. Meer zekerheid
In de algemene voorwaarden staat precies welke rechten en plichten jij en de klant hebben. Zoals binnen welke termijn de klant moet betalen. Maar ook op welke termijn jij de dienst of het product moet leveren. Dit biedt een stukje zekerheid waardoor je prettiger en geruster kunt zakendoen.
2. Duidelijkheid rondom betalingsvoorwaarden
In de betalingsvoorwaarden staat meestal de betalingstermijn vermeld. Ook kan er staan wat de gevolgen zijn als de klant niet op tijd betaalt. Hierdoor is het niet alleen helder wanneer de klant betaald moet hebben: het maakt het ook makkelijker voor jou om een incassotraject te starten als de klant zich niet aan de betalingsvoorwaarden houdt.
3. Afspraken over annulering
In jouw algemene voorwaarden kun je duidelijk maken wat de gevolgen zijn voor klanten als zij een opdracht vooraf of tussentijds annuleren. Zo kun je in jouw voorwaarden opnemen dat de klant in bepaalde situaties annuleringskosten moet betalen.
4. Afspraken over overmacht
Het is mogelijk dat je in een situatie komt waarin je de gemaakte afspraken niet kunt nakomen, zonder dat dit jouw eigen schuld is. Zo’n situatie wordt overmacht genoemd. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je je dienst niet op tijd kunt leveren omdat de elektriciteit uitvalt buiten jouw schuld.
Als er sprake is van overmacht, dan is dat vaak niet alleen vervelend: het kan ook leiden tot een conflict met je klant. Met een voorwaarde (bepaling) over overmacht kun je je beter beschermen tegen mogelijke conflicten. Hierin kun je aangeven welke situaties gelden als overmacht. En wat de gevolgen voor de overeenkomst zijn als je daardoor de afspraken niet kunt nakomen. Zo'n bepaling heet een overmachtsclausule of een force majeure-clausule.
5. Beperkte aansprakelijkheid
In jouw algemene voorwaarden kun je ook de wettelijke aansprakelijkheid van je bedrijf deels beperken. Dit wordt ook wel een aansprakelijkheidsbeperking of een exoneratiebeding genoemd. Zo kun je je aansprakelijkheid beperken tot een bepaald bedrag.
Ook kun je aangeven dat je bedrijf niet aansprakelijk is voor bepaalde schades, zoals omzetverlies of reputatieschade. Welke schades je mag uitsluiten, hangt af van de wettelijke regels. Als je als ondernemer zakendoet met consumenten, dan hangt het ook af van je bedrijfsbranche.
Goed om te weten: sluit je een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af? Dan kan jouw verzekeraar je verplichten om algemene voorwaarden te hanteren. De verzekeraar mag ook bepaalde eisen aan je voorwaarden stellen.
Algemene voorwaarden opstellen
Er zijn verschillende manieren waarop je je algemene voorwaarden kunt opstellen. Ben je lid van een brancheorganisatie, dan kan het zijn dat deze over een voorbeeld beschikt dat je kunt gebruiken en aanpassen. Het is altijd een goed idee om je algemene voorwaarden te laten controleren door een jurist. Zo weet je zeker dat het document geldig is en er geen belangrijke zaken ontbreken.
Algemene voorwaarden delen met je klanten
Als je met algemene voorwaarden werkt, dan is niet alleen de inhoud belangrijk. Ook de manier waarop je de voorwaarden met je klant deelt doet ertoe. Een paar dingen om op te letten:
Zorg dat je je algemene voorwaarden op tijd verstuurt, nog vóórdat de klant jouw dienst of product koopt.
Je kunt je algemene voorwaarden persoonlijk overhandigen. Doe je dit via e-mail? Dan kun je ze meesturen met jouw offerte en op de offerte zelf aangeven welke algemene voorwaarden gelden.
Heb je de voorwaarden onlangs gewijzigd? Controleer dan altijd of je de juiste versie stuurt. Als je per ongeluk jouw oude voorwaarden deelt, dan gelden die voor de huidige opdracht of bestelling.
De voorwaarden die je stuurt zijn niet automatisch van toepassing op de overeenkomst. Het is daarom goed om aan de klant te bevestigen dat deze voorwaarden gelden voor de huidige opdracht of bestelling.
Vraag de klant om de ontvangst van je algemene voorwaarden bevestigen.
Algemene voorwaarden deponeren
Bij de Kamer van Koophandel (KVK) of de rechtbank kun je je algemene voorwaarden deponeren. Dit is niet verplicht, maar kan wel verstandig zijn in bepaalde situaties.
Dit zijn twee situaties waarin het deponeren van je voorwaarden slim kan zijn:
Je kunt je voorwaarden niet persoonlijk overhandigen, bijvoorbeeld omdat je je product of dienst via de telefoon verkoopt. Door je algemene voorwaarden te deponeren, kunnen klanten ze dan alsnog opvragen en bekijken.
Je wilt beschikken over een bewijs van je algemene voorwaarden. Bij een misverstand kun je dan aantonen welke voorwaarden je hanteerde op het moment dat de klant jouw dienst of product kocht.
Algemene voorwaarden voor je webshop
Heb je een webshop maar geen algemene voorwaarden? Dan valt de overeenkomst tussen jou en de koper onder de wettelijke regels. Ook als eigenaar van een webshop ben je dus niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren. Toch is dit wel aan te raden. Klanten weten dan namelijk precies wat hun rechten en plichten zijn.
Bovendien kun je in je algemene voorwaarden bepaalde zakelijke risico’s verkleinen. Bijvoorbeeld door een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden te zetten. Dit houdt in dat het product jouw eigendom blijft tot de klant ervoor betaald heeft. Ook mag je bepalen dat de klant zelf moet betalen voor de retournering van je product.
Wettelijke regels
Houd er rekening mee dat je voorwaarden en website moeten voldoen aan de wettelijke regels voor verkoop via internet. Als je producten of diensten in EU-landen levert, dan moeten je voorwaarden ook aansluiten bij de regels van de Europese Unie.
Goed om te weten: ben je aangesloten bij een brancheorganisatie of een ledenorganisatie voor webshops, zoals Thuiswinkel.nl? Dan kan het zijn dat je verplicht bent om de algemene voorwaarden van deze organisatie te hanteren.
Informatieplicht
Als jouw webshop algemene voorwaarden hanteert, dan moet je je klant hierover informeren. Dit wordt de informatieplicht genoemd. Door heldere taal te gebruiken en je voorwaarden te delen vóórdat de klant je product of dienst koopt, kun je voorkomen dat er misverstanden ontstaan.
Verder is het altijd goed om te controleren of de klant je algemene voorwaarden gelezen heeft. Bijvoorbeeld door de ontvangst van je voorwaarden door de klant te laten bevestigen.
Juridisch advies nodig?
Met goede algemene voorwaarden kun je jezelf een hoop problemen besparen. Heb je juridisch advies nodig bij het opstellen of wijzigen van je algemene voorwaarden? Of wil je dat een jurist de voorwaarden voor je controleert? Vraag dan juridische hulp aan via je zakelijke rechtsbijstandverzekering. De juristen van Univé Rechtshulp controleren dan of je algemene voorwaarden volledig zijn, of ze voldoen aan de wettelijke regels, en of ze passen bij je bedrijf en werkzaamheden. Op de website van Univé Rechtshulp kun je direct juridisch advies aanvragen.