Een factuur maken: waar moet je op letten?
Als je als ondernemer een dienst of product levert, dan ben je vaak verplicht om de klant of opdrachtgever een factuur te sturen. Wanneer is een factuur nodig? En wat moet er in je factuur staan? Dat lees je hier.
Wanneer moet je een factuur maken als zzp’er?
Heb je als zzp’er een opdracht afgerond of een product of dienst verkocht? Dan stuur je de klant of opdrachtgever meestal een factuur. Dit is de rekening voor jouw product of dienst. Sommige ondernemers zijn niet verplicht om een factuur te sturen. Kijk op de website van de Belastingdienst of dit voor jou geldt.
Hoe maak je een factuur
Je factuur moet aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen. Anders is de factuur niet geldig.
Gegevens die sowieso in je factuur moeten staan:
- je volledige naam en adres (van jou en je klant)
- je BTW-nummer en KVK-nummer
- bankrekeningnummer en factuurdatum
- factuurnummer en leverdatum
- duidelijke omschrijving van je dienst of product en aantal uren/geleverde producten
- bedrag exclusief btw en het btw-tarief
- btw-bedrag en totaalbedrag inclusief btw
- betalingstermijn en (algemene) voorwaarden
Soms gelden er andere regels voor het opstellen van een factuur.
Factureren zonder KVK-nummer
Als je je niet hoeft in te schrijven bij de KVK, dan kun je een factuur versturen zonder KVK-nummer. Twijfel je of je je moet inschrijven bij de KVK? Hier kun je checken of je je wel of niet moet inschrijven bij de KVK.
Mag ik zelf een factuur maken?
Als zzp’er mag je zelf je facturen maken. Van de Kamer van Koophandel (KVK) kun je een factuurvoorbeeld gebruiken. Hierop kun je jouw eigen factuur baseren. Verstuur een factuur via e-mail altijd als pdf-bestand.
Moet ik btw in rekening brengen?
Meestal wel, maar er zijn uitzonderingen:
Dit geldt bijvoorbeeld voor journalisten, schrijvers, financiële diensten en gezondheidszorg. In dit geval zet je de tekst ‘btw vrijgesteld’ op je factuur.
Het 0%-tarief geldt onder andere voor:
- visvangst
- accijnsgoederen
- goederen die nog niet zijn ingevoerd
- internationaal personenvervoer
- diensten die je buiten de Europese Unie importeert of exporteert
- werkzaamheden aan goederen die je exporteert naar niet-EU-landen (zoals reparaties van goederen die bedoeld zijn voor export)
Geldt deze situatie voor jou? Dan zet je de tekst '0% btw' op je factuur.
Als je maximaal € 20.000 omzet per jaar maakt, mag je gebruikmaken van de KOR. Je hoeft dan geen btw in rekening te brengen. In dit geval zet je de tekst ‘btw vrijgesteld’ op je factuur.
Welke betalingstermijn mag ik gebruiken?
Tussen de 14 en 30 dagen. Meestal geldt er een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Soms is de maximale betalingstermijn 60 dagen. Dit moet je wel schriftelijk afspreken met de klant. De betalingstermijn gaat in na ontvangst van de factuur.
Heb je te maken met een klant die niet betaalt? Met onze zakelijke rechtsbijstandverzekering kun je mogelijk juridische hulp krijgen van Univé Rechtshulp. Een jurist helpt je dan met het incassotraject.
Waarom is een geldige factuur opstellen belangrijk?
Als zzp’er ben je verplicht om een goede administratie bij te houden. Als je factuur niet klopt, dan kun je belastingvoordelen verliezen. Zoals geen btw-aangifte meer kunnen doen of geen gebruik meer mogen maken van de KOR.
Er staat een fout in de factuur, wat nu?
Staat er een fout op de factuur en heb je deze al naar je klant verstuurd? Dan mag je volgens de Belastingdienst de foute factuur niet zomaar aanpassen en opnieuw sturen. Ook niet als je klant of opdrachtgever je vraagt om dit te doen.
Debetfactuur of creditfactuur versturen
Je lost deze situatie op door een nieuwe factuur te sturen waarin je de fout verbetert. Ook noem je het factuurnummer van de originele factuur. Je kiest uit twee soorten facturen:
- Een debetfactuur of debetnota
Deze stuur je als het bedrag in de originele factuur te laag is. Het bedrag is het verschil tussen de prijs op de originele factuur en de totaalprijs van je product of dienst. - Een creditfactuur of creditnota
Deze stuur je als het bedrag in de originele factuur te hoog is. Hier staat dus meestal een bedrag met een min-teken. Je trekt het verkeerde factuurbedrag af van het juiste factuurbedrag.
Hoe zit het met de terugbetaling?
Heeft de klant of opdrachtgever de verkeerde factuur al betaald? Dan moet je het geld dat je verkeerd in rekening hebt gebracht terugbetalen. Dit doe je nadat je de creditfactuur hebt verstuurd. Als de verkeerde factuur nog niet betaald is, kun je het foute factuurbedrag verrekenen met het openstaande factuurbedrag.
Juridisch advies van Univé Rechtshulp
Heb je een juridische vraag over het opstellen van een factuur? Of is een klant het niet eens met jouw factuur en wil daardoor niet betalen? Vraag dan mogelijke juridische hulp aan via je zakelijke rechtsbijstandverzekering. De juristen van Univé Rechtshulp helpen je graag verder.