Hoe maak je een factuur?
Als je als ondernemer een dienst of product levert, dan ben je in de meeste gevallen verplicht om de klant of opdrachtgever een factuur te sturen. Wanneer is een factuur wel en niet nodig? Waar moet je rekening mee houden bij het opstellen van je factuur? En hoe kun je zorgen dat de klant of opdrachtgever op tijd betaalt? We delen een paar praktische tips.
Lees verder of ga direct naar:
Wanneer moet je een factuur maken als zzp’er?
Heb je als zzp’er een opdracht afgerond of een product of dienst verkocht? Dan stuur je de klant of opdrachtgever meestal een factuur. Dit is de rekening voor jouw product of dienst. Sommige ondernemers zijn niet verplicht om een factuur te sturen. Op de website van de Belastingdienst lees je of dit voor jou geldt.
Hoe maak je een factuur?
Ben je verplicht om te factureren? Dan is het belangrijk dat je factuur aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet. Anders is de factuur meestal niet geldig.
Zorg dat in ieder geval de volgende punten in jouw facturen staan:
je volledige naam en adres
volledige naam en adres van de opdrachtgever of klant
je btw-identificatienummer (dit nummer begint altijd met NL)
je KVK-nummer (als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven)
je bankrekeningnummer
factuurdatum (datum waarop je de factuur hebt verstuurd)
factuurnummer
datum waarop je je diensten of producten hebt geleverd
duidelijke omschrijving van de diensten of producten die je hebt geleverd
hoeveel producten of gewerkte uren je in rekening brengt
welk bedrag je in rekening brengt, exclusief btw
welk btw-tarief geldt voor de geleverde producten of diensten
wat het btw-bedrag is (als je producten of diensten belast zijn met btw)
wat het totale factuurbedrag is, inclusief btw
de betalingstermijn
een verwijzing naar je betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden (als je deze hebt)
Goed om te weten: in sommige situaties gelden er andere regels voor het opstellen van een factuur.
Factuur maken zonder KVK-nummer
In sommige situaties kan het lastig zijn om te bepalen of je je moet inschrijven bij de KVK. Bijvoorbeeld als je in loondienst bent en een paar keer per jaar een zelfstandige klus doet. Hier kun je checken of je je wel of niet moet inschrijven bij de KVK.
Hoef je je niet in te schrijven? Dan kun je ook zonder KVK-nummer een factuur of declaratie sturen. De Belastingdienst bepaalt of je btw in rekening moet brengen en onder welke categorie jouw inkomsten vallen: onder ‘inkomsten uit overig werk’ of onder ‘winst uit onderneming’.
Mag ik zelf een factuur maken?
Als zzp’er mag je gewoon zelf je facturen opstellen. Via de Kamer van Koophandel (KVK) vind je een factuurvoorbeeld dat je kan helpen bij het maken van je eigen factuur. Verstuur je een factuur via e-mail? Stuur deze dan altijd als pdf-bestand.
Moet ik btw in rekening brengen?
Over het algemeen is elke ondernemer die zelfstandig een beroep of bedrijfsactiviteit uitoefent verplicht om btw in rekening te brengen. Dit wordt btw-plichtig genoemd. Het maakt niet uit of je een eenmanszaak, bv of vof hebt: elke rechtsvorm is btw-plichtig. Wel zijn er 3 situaties waarin je mogelijk geen btw hoeft te betalen.
Situatie 1: Mijn beroep of bedrijfsactiviteit is vrijgesteld van btw
Het kan zijn dat jouw branche of bedrijfsactiviteit is vrijgesteld van btw. Dit geldt bijvoorbeeld voor journalisten, schrijvers, financiële diensten en gezondheidszorg. Als dit voor jou geldt, dan kun je de tekst ‘btw vrijgesteld’ op je factuur zetten.
Situatie 2: Ik lever producten of diensten met 0% btw
Lever je producten of diensten die onder het 0%-tarief vallen? Dan hoef je ook geen btw in rekening te brengen.
Het 0%-tarief geldt onder andere voor:
visvangst
accijnsgoederen
goederen die nog niet zijn ingevoerd
internationaal personenvervoer
diensten die je buiten de EU importeert of exporteert
werkzaamheden aan goederen die je exporteert naar niet-EU-landen (zoals reparaties van goederen die bedoeld zijn voor export)
Geldt deze situatie voor jou? Dan kun je de tekst '0% btw' op je factuur zetten.
Situatie 3: Ik maak gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)
Als je maximaal € 20.000 omzet maakt, mag je gebruikmaken van de KOR. Je hoeft dan geen btw in rekening te brengen. Als dit voor jou geldt, kun je de tekst ‘btw vrijgesteld’ op je factuur vermelden.
Welke betalingstermijn mag ik hanteren?
De betalingstermijn ligt meestal tussen de 14 en 30 dagen. Normaal gesproken geldt er een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Behalve als je hier andere schriftelijke afspraken over gemaakt hebt met je klant of opdrachtgever. In dat geval mag de maximale betalingstermijn 60 dagen zijn. De betalingstermijn gaat in na ontvangst van de factuur.
Heb je te maken met een wanbetaler? Lees dan wat je kunt doen als je factuur niet betaald is.
Waarom is een geldige factuur opstellen belangrijk?
Als zzp’er ben je verplicht om een goede administratie bij te houden. Het maken, versturen en bewaren van geldige facturen is hier een belangrijk onderdeel van.
Als jouw factuur niet klopt, dan:
kun je geen btw-aangifte doen
mag je geen aanspraak maken op fiscale regelingen van de Belastingdienst, zoals de KOR
mag je klant of opdrachtgever de btw die in je factuur staat niet aftrekken
kun je eerder te maken krijgen met klanten of opdrachtgevers die niet of te laat betalen, bijvoorbeeld omdat belangrijke gegevens op je factuur ontbreken
sta je minder sterk in je recht als een klant of opdrachtgever niet wil betalen en jij een incassotraject wil starten
Creditfactuur maken
Heb je een foutje gemaakt in een van je facturen en is deze al naar je klant of opdrachtgever verstuurd? Dan mag je de foute factuur niet zomaar aanpassen en opnieuw sturen. Ook niet als je klant of opdrachtgever je vraagt om dit te doen. Dit is namelijk niet toegestaan door de Belastingdienst.
Je moet dit daarom oplossen door een nieuwe factuur te sturen waarin je de fout rechtzet. Als het bedrag in de originele factuur te laag is, dan stuur je een debetfactuur (ofwel een debetnota). Is het bedrag in de originele factuur te hoog, dan stuur je een creditfactuur (ofwel een creditnota).
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een gewone factuur?
In een creditfactuur staat meestal een negatief bedrag. Ofwel: een bedrag met een min-teken ervoor. Dit komt doordat je eerder een te hoog factuurbedrag aan de klant of opdrachtgever hebt berekend. Dit corrigeer je door in de creditfactuur het verkeerde factuurbedrag van het juiste factuurbedrag af te trekken.
Wanneer kan ik een creditfactuur sturen?
Er zijn verschillende situaties waarin het sturen van een creditfactuur nodig kan zijn. Bijvoorbeeld als:
het aantal producten of gewerkte uren niet klopt
het uurtarief of projecttarief verkeerd is
de factuurdatum fout is
je verkeerde of beschadigde producten geleverd hebt
je minder producten hebt geleverd dan afgesproken
je producten hebt ontvangen die geretourneerd zijn door de klant of opdrachtgever
je bepaalde korting(en) bent vergeten toe te passen
het btw-bedrag of btw-percentage niet klopt
je jouw diensten of werkzaamheden niet goed hebt uitgevoerd
Wat moet er op een creditfactuur staan?
De eisen die de Belastingdienst stelt aan een gewone factuur gelden ook voor een creditfactuur. Je vermeldt hier dus dezelfde gegevens op. Ook is het belangrijk om op de creditfactuur te verwijzen naar het factuurnummer van de originele factuur.
Hoe zit het met de terugbetaling?
Heeft de klant of opdrachtgever de verkeerde factuur al betaald? Dan moet je het geld dat je onterecht in rekening hebt gebracht terugbetalen. Dit doe je nadat je de creditfactuur hebt gestuurd. Als de verkeerde factuur nog niet betaald is, kun je het foute factuurbedrag verrekenen met het openstaande factuurbedrag.
Juridisch advies nodig?
Heb je een juridische vraag over het opstellen van een factuur? Of is een klant of opdrachtgever het niet eens met jouw factuur? Vraag dan juridische hulp aan via je zakelijke rechtsbijstandverzekering. Als je bij ons verzekerd bent, kun je via de website van Univé Rechtshulp direct juridisch advies aanvragen.